История успеха внедрения ЭДО на предприятии РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ»

Представьте себе: ежедневный поток документов, четыре копии каждой товарной накладной, горы бумаг, постоянный риск ошибок из-за необходимости сопоставления электронных и бумажных версий, а также водители, ожидающие подписи в точках доставки. Во всех крупных оптово - розничных  компаниях происходит именно так Также функционировало и РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ», ведущий фармацевтический дистрибьютор в Беларуси, управляющий более чем 240 аптеками и крупнейшим оптовым складом в стране.

«Мы тратили около 115 000 рублей в год только на бумагу, не считая затрат на печать и архивное хранение» вспоминает заместитель генерального директора, Артур Арбузов

Компания годами придерживалась привычной модели, но одной их первых решилась на современное решение. Причины перехода на электронный документооборот были обусловлены типичными проблемами бумажного документооборота:
       постоянные временные затраты на оформление, распечатку и проверку четырех экземпляров накладных с детальной информацией о товаре;
       регулярные ошибки из-за возможности внесения изменений в печатные формы, что вызывало расхождения между бумажными документами и данными в информационной системе;
       значительные расходы: ежегодные затраты на бумагу и печать достигали 115 000 рублей.
       сложности с хранением: обширные архивы занимали много места и затрудняли поиск;
       замедление логистики из-за бумажных накладных: ожидание подписей водителями, возможные несоответствия версий, требующие оперативной замены документов.

 Когда на рынке появилось доступное решение по автоматизации Электронного документооборота, компания РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ» провела переоценку затрат и пришла к выводу об экономической целесообразности перехода.

«Раньше нас сдерживала стоимость цифровых решений, но сейчас они стали доступнее. Мы осознали, что экономия на бумаге, чернилах, принтерах и других расходах перекрывает затраты на внедрение. Более того, при полном масштабировании мы увидим выгоду и в плане трудозатрат» комментирует, Артур Владимирович Арбузов.

После изучения рынка РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ» выбрала сервис ilex.Накладные, основываясь на оптимальном соотношении цены и качества, гибкости подключения к процессам и простоте интерфейса.

Внедрение ilex.Накладные и интеграция модуля ЭДО в уже существующую учетную систему 1С:Франчайзи ОДО “Экономика - софт”   позволило «БЕЛФАРМАЦИИ» трансформировать документооборот. Процесс оказался поэтапным и продуманным. Сначала было проведено пилотное тестирование в нескольких аптеках и на оптовом складе. Это позволило выявить возможные узкие места и адаптировать систему к реальным потребностям предприятия. После успешного пилотного проекта было принято решение о масштабировании решения на всю сеть.

Интеграцию с информационной системой электронного документооборота, разработанной EDI-провайдером ООО «ЮрСпектр», выполнила компания ОДО “Экономика-софт”.

Реализованные задачи интеграции

1. Интеграция подсистемы EDI_Ilex в конфигурацию компьютерной программы «Аптечный Склад»
2. Кастомизация модуля обмена электронными накладными
3. Модификация объектов конфигурации 1С
4. Адаптация интерфейса для быстрой и безошибочной работы

Адаптированный под решение задач ЭДО интерфейс позволяет
       упростить навигацию
       сократить количество действий для выполнении задач
       сделать работу с документами интуитивно понятным
       ориентирован на повышение эффективности работы пользователей
       минимизацию времени на обучение и снижение вероятности ошибок.

Ключевым фактором успеха стало обучение персонала. Специалисты ilex.Накладные провели серию тренингов для сотрудников, объясняя принципы работы с системой и преимущества электронного документооборота. Специалисты ОДО “Экономика - софт” провели индивидуальные практические занятия  с пользователями  программы ЭС:Аптечный склад и техническими специалистами со стороны заказчика в части необходимых настроек для корректной работы ЭДО. Это помогло преодолеть сопротивление переменам и обеспечить плавный переход на новую систему.

В результате внедрения ilex.Накладные «БЕЛФАРМАЦИЯ» добилась значительных улучшений. Сократились затраты на бумагу и печать, ускорилась логистика, уменьшилось количество ошибок. Кроме того, упростился процесс хранения и поиска документов, а сотрудники получили больше времени для выполнения других задач.
Компания планирует и дальше развивать электронный документооборот, внедряя новые решения и автоматизируя другие процессы.

Все материалы статьи были взяты из открытого источника на портале ILEX

Ниже видео с конференции, которая прошла 29 июля 2025 года. С программой конференции можно ознакомиться на сайте ПВТ по ссылке