Отчёты в 1С: какие бывают и как их использовать в трёх ключевых продуктах для Беларуси
Подготовка отчётов в компании часто выглядит одинаково: дедлайн уже сегодня, цифры в Excel не сходятся, данные разбросаны по папкам, а руководителю нужно «ещё вчера» понять, что с деньгами и бизнесом. 1С позволяет всё это собирать в единую картинку — но только если использовать её отчётность в полном объеме, а не ограничиваться парой привычных форм.
Разберёмся, какие отчёты есть в 1С, чем они отличаются и как работают в трёх ключевых продуктах для белорусского бизнеса:
- 1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси,
- 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 для Беларуси,
- 1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси.
Без фантазий — только реально существующие и востребованные отчёты.
Что такое отчёт в 1С с точки зрения бизнеса
Если по-человечески, отчёт в 1С — это настроенный взгляд на данные. В базе хранятся тысячи записей, а отчёт отвечает на конкретный вопрос:
«Что у нас с деньгами / товарами / сотрудниками / заказами — в нужном разрезе и за нужный период?»
Через отчёты вы можете:
- сверить учёт и найти ошибки;
- увидеть деньги, запасы, людей и процессы в нужных аналитиках;
- подготовить формы для ИМНС, ФСЗН, Белстата и других контролирующих органов;
- дать руководителю понятную картинку по бизнесу, а не просто «толстую распечатку».
Технически в 1С отчёты — это отдельные объекты метаданных на основе Системы компоновки данных (СКД). Можно:
- выбирать период, отборы и группировки,
- настраивать поля и диаграммы,
- сохранять свои варианты,
- запускать их в пару кликов или отправлять по расписанию.
Основные виды отчётов в 1С
Практически во всех «бухгалтерских» и «управленческих» конфигурациях можно выделить четыре большие группы:
- Стандартные (оперативные) отчёты
Оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов и субконто, шахматные ведомости, анализы счетов и т.п.
Это рабочий инструмент бухгалтера и экономиста: контроль проводок, остатков, движений по счетам и обязательствам. - Управленческие и аналитические отчёты
Продажи, затраты, запасы, маржа, оборачиваемость, эффективность подразделений.
В 1С:ERP сюда добавляются отчёты по бюджету, производству, заказам, загрузке мощностей, закупкам, клиентам. - Регламентированные отчёты
Налоговые декларации, бухгалтерская отчётность, формы для ФСЗН, Белгосстраха, Белстата и т.д.
В белорусских конфигурациях формы поддерживаются в актуальном состоянии под местное законодательство. - Универсальные и пользовательские отчёты
Конструктор отчётов (СКД) позволяет собирать свои формы под конкретные задачи: «продажи по регионам и каналам», «затраты по проектам и подразделениям», «запасы по группам и оборачиваемости» и т.д.
Теперь посмотрим, как это проявляется в конкретных продуктах.
Отчёты в 1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси
1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси — базовый инструмент для учёта и регламентированной отчётности большинства организаций. В ней есть три уровня отчётов, с которыми живут каждый день.
1. Стандартные бухгалтерские отчёты
Классический набор, которым пользуется каждый бухгалтер:
- Оборотно-сальдовая ведомость (общая и по счёту);
- Карточка счета и карточка субконто;
- Анализ счета / субконто;
- Шахматная ведомость;
- Главная книга.
Они помогают:
- проверять правильность проводок и закрытие месяца;
- находить «зависшие» суммы по расчётам с контрагентами;
- сверять остатки по банку, кассе, товарам, авансам, кредитам, аренде и т.д.
Пример: бухгалтер видит, что по счёту 62 уже третий месяц висит небольшая сумма. Пара кликов по оборотно-сальдовой ведомости — и сразу понятно, какой акт не оформлен или какой документ не проведён.
2. Управленческие и контрольные отчёты
Даже без внедрения ERP бухгалтерия даёт неплохой набор аналитики:
- отчёты по движению денежных средств, доходам и расходам;
- анализ дебиторской и кредиторской задолженности;
- отчёты по контрагентам и договорам, срокам оплаты;
- отчёты по основным средствам и нематериальным активам.
В белорусской редакции добавляются отчёты и обработки:
- для контроля выгрузки данных в ЭСЧФ,
- для сверки с порталом электронных счетов-фактур,
- для контроля статусов электронных документов (отправлен, принят, отклонён).
Это помогает быстро увидеть, какие ЭСЧФ и первичные документы отправлены, какие подписаны, а какие «застряли» и мешают закрыть период.
3. Регламентированная отчётность для Беларуси
1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси закрывает основной пакет обязательных отчётов:
- бухгалтерская отчётность (баланс, отчёт о финансовых результатах и др.);
- налоговые декларации (НДС, налог на прибыль, подоходный налог и др.);
- отчётность в ИМНС, ФСЗН, Белгосстрах — через встроенные формы.
Плюс доступны сервисы электронной сдачи отчётности: можно формировать, проверять и отправлять отчёты в контролирующие органы прямо из программы через интернет-каналы связи.
Отчёты в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 для Беларуси
1С:ЗУП — центр зарплатной и кадровой аналитики. Программа нужна не только чтобы «начислить зарплату», но и чтобы управлять персоналом и фондом оплаты труда.
1. Кадровые отчёты
Основные отчёты для кадровой службы:
- личные карточки сотрудников (по форме, основанной на Т-2);
- отчёты по приёму, увольнению, перемещениям;
- штатное расписание и отчёты по штатной структуре;
- воинский учёт, стаж, льготы.
Их задача — показать реальную картину по кадрам:
- кто у вас работает и на каких условиях;
- какие подразделения перегружены;
- где есть дефицит персонала;
- как меняется структура штата со временем.
2. Отчёты по заработной плате и взносам
Здесь ЗУП даёт полный набор:
- сводные отчёты по начислениям и удержаниям;
- отчёты по фонду оплаты труда в разрезе подразделений, должностей, сотрудников;
- отчёты по налогам и взносам, включая взносы в ФСЗН и Белгосстрах;
- аналитика по больничным, отпускам, командировкам;
- табели учёта рабочего времени и отчёты по фактической выработке.
Это база для контроля затрат на персонал: видно, где растут расходы, какие надбавки и премии дают основную нагрузку, как влияет текучесть.
3. Отчётность для госорганов
В белорусской редакции ЗУП предусмотрены формы:
- для ФСЗН — персонифицированный учёт, отчёты по взносам;
- для органов статистики по труду;
- для налоговых органов — по доходам физических лиц.
Плюс, все отчёты можно детализировать до конкретного сотрудника, отдела, вида начисления. Руководство видит, из чего складывается фонд оплаты труда и где есть возможности оптимизации без «ручных» сводных таблиц в сторонних файлах.
Отчёты в 1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси
1С:ERP — это уже не только учёт, а полноценный контур управления: производство, закупки, продажи, бюджетирование, финансы, персонал. Отчётов здесь больше, и они заметно глубже по аналитике.
Для удобства разделим их на блоки.
1. Мониторинг и ключевые показатели
В ERP есть подсистема «Мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия». В ней:
- панели и дашборды для руководителя с KPI по направлениям бизнеса;
- отчёты по прибыли, выручке, марже, оборачиваемости запасов;
- форматы анализа по принципу «день — неделя — месяц» для регулярного контроля.
Это удобный способ видеть не только «какой баланс на конец года», а что происходит с бизнесом сейчас: просаживаются ли продажи, растут ли запасы, где падает маржа.
2. Бюджетирование и финансы
Подсистемы «Управление финансами» и «Бюджетирование» позволяют:
- формировать отчёты по бюджетам доходов, расходов, ДДС, инвестиционным планам;
- делать план-фактный анализ выполнения бюджета;
- строить прогнозные отчёты по финансовым показателям;
- анализировать кредиты, займы, дебиторскую и кредиторскую задолженность, просрочку.
Это рабочий инструмент финансового директора: на основе этих отчётов принимают решения о финансировании, инвестициях, корректировке затрат и лимитов.
3. Производство, запасы, закупки
Для производственных и торговых компаний особенно важен блок отчётности по операционному контуру:
- отчёты по производственным заказам и незавершённому производству;
- отчёты по загрузке мощностей и «узким местам»;
- отчёты по потребности в материалах и обеспеченности заказов (MRP-аналитика);
- отчёты по остаткам, оборачиваемости, ABC/XYZ-анализ запасов;
- аналитика по закупкам и поставщикам — цены, сроки, качество исполнения.
Такие отчёты нужны, когда компания вышла за рамки «простого склада» и хочет видеть всю цепочку: от заказа клиента до закупки сырья и выпуска готовой продукции.
Например, можно видеть, что маржинальная продукция «упирается» в один участок, у которого хронический перегруз, и принять решение об изменении графиков или модернизации оборудования.
4. Продажи и клиенты
Для отдела продаж и маркетинга в ERP доступен набор отчётов по CRM-части:
- отчёты по заказам клиентов: этапы, статусы, сроки выполнения;
- отчёты по каналам продаж, категориям клиентов и товарам;
- отчёты по марже и прибыльности сделок;
- отчёты по воронке продаж и эффективности менеджеров.
Здесь важен не только ответ на вопрос «сколько продали», а «на чём заработали, какие сегменты дают основную прибыль и где теряются сделки».
5. Регламентированная отчётность
1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси содержит блок регламентированной отчётности, сопоставимый по охвату с 1С:Бухгалтерией 8 для Беларуси, с учётом управленческого и производственного контура.
Это удобно, когда компания ведёт учёт и управленческий контур в одной системе: меньше дублирования данных, проще контроль, меньше риск ошибок на стыке.
Универсальные отчёты и собственные формы
Во всех перечисленных конфигурациях можно использовать универсальные отчёты и конструктор на СКД, если стандартных форм не хватает.
Что можно сделать:
- выбрать источник данных (документы, регистры, справочники);
- указать свои поля, группировки, итоги и формулы;
- построить нужную структуру отчёта;
- сохранить настройки как вариант и запускать его по кнопке или по расписанию.
Так появляются отчёты под конкретные вопросы:
- «продажи по менеджерам и регионам с детализацией до SKU»;
- «затраты по проектам и статьям ДДС»;
- «оборачиваемость запасов по группам номенклатуры»;
- «ФОТ по подразделениям и видам начислений в динамике».
Как подойти к отчётам в 1С на практике
Пара простых, но рабочих рекомендаций:
- Сначала вопрос — потом отчёт.
Не стоит открывать первый попавшийся отчёт и пытаться «вычитать» из него ответ. Сформулируйте вопрос: например, «почему просела прибыль по направлению X?» — и уже под него подбирайте форму и настройки. - Используйте настройки, а не только вид по умолчанию.
Период, отборы, группировки — это не «дополнительные сложности», а способ превратить отчёт из общей таблицы в ясный ответ на конкретный вопрос. - Сохраняйте удачные варианты.
Настроили отчёт под себя — сохраните вариант. Так вы не будете каждый раз «кликать с нуля», а команда получит единый стандарт аналитики. - Автоматизируйте рассылку ключевых отчётов.
В том числе в ERP можно настроить регулярную рассылку отчётов руководству: например, раз в неделю отправлять дашборд по выручке, прибыли и задолженности.
Кому доверить настройку отчётности в 1С
Отчёты в 1С сами по себе — мощный инструмент. Вопрос в том, насколько они подстроены под ваш бизнес, а не под «среднюю температуру по больнице».
Компания «Экономика-Софт» более 20 лет занимается автоматизацией на платформе 1С:Предприятие 8, является резидентом Парка высоких технологий и официальным 1С-франчайзи. За это время команда автоматизировала свыше 9250 рабочих мест в Беларуси, в том числе на:
- 1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси,
- 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 для Беларуси,
- 1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси.
Мы помогаем не только «установить программу», но и:
- настроить стандартные отчёты под ваши процессы и структуру учёта;
- разработать дополнительные управленческие формы и дашборды для руководителей и собственников;
- связать отчёты с IP-телефонией, CRM, интернет-магазином и системами электронного документооборота;
- обеспечить соответствие белорусскому законодательству и требованиям контролирующих органов.
Если хотите, чтобы отчёты в 1С перестали быть головной болью и превратились в рабочий инструмент для управленческих решений, можно опереться на опыт «Экономика-Софт» и настроить систему под ваш бизнес — вместо того, чтобы подстраивать бизнес под ограничения учётной программы.
