Электронный документооборот — цифровая трансформация в коммерческой аптеке
Татьяна Киселёва — начальник отдела МедФармпроектов 1С: Франчайзи ОДО «Экономика‑софт», 1С:Профессионал, 1С:Специалист
Вера Куницкая — директор ООО «Электронные документы и накладные» (сервис ЭДиН), эксперт по внедрению ЭДО
Аптечные сети Беларуси сегодня функционируют в условиях жёсткого государственного регулирования: лицензирование, ценовое регулирование, строгие требования к качеству и правила отпуска лекарств задают отраслевые стандарты. Одновременно набирает обороты цифровизация — электронные рецепты, продажи через сайты и мобильные приложения постепенно становятся частью повседневной практики, трансформируя взаимодействие с пациентами.
Документооборот как фактор эффективности
В последние годы фармацевтическая отрасль переживает ускоренную цифровую трансформацию. Коммерческие аптечные сети работают в условиях постоянного товарного потока: десятки поставщиков, сотни точек продаж, тысячи SKU и ежедневные поставки, которые необходимо корректно принять, проверить, оприходовать и отразить в учёте. В такой модели документооборот перестаёт быть простой бумажной рутиной и превращается в ключевой элемент управления сетью.
Каждая накладная содержит не только цены и количество, но и информацию о сроках годности, сериях, сертификатах, розничных надбавках, маркировке и результатах проверок. Ошибка в одном документе может остановить продажу, привести к нарушению регуляторных требований или к финансовым потерям.
Для аптек документооборот — это инструмент контроля качества и ликвидности товара, а значит — основа бизнеса.
Компания «Электронные документы и накладные» (ЭДиН)— аттестованный EDI‑провайдер, резидент Парка Высоких Технологий, разработчик модуля ЭДиН: ЭДО для 1С. Сервисом ЭДиН ежедневно пользуются более 50 000 компаний; в партнёрской сети — 40+ партнёров 1С: Франчайзи, выполнено свыше 6000 успешных внедрений ЭДО.
Аптеки всё активнее переходят на ЭДО по ряду причин:
- Расширение перечня товаров, требующих документооборота в электронном виде (маркировка, прослеживаемость, трансграничный ЭДО с РФ, Казахстаном и др.).
- Рост объёмов данных и операций: товаропроводящая цепочка усложняется — больше поставщиков, SKU и транзакций; электронные накладные становятся крупнее.
- Конкуренция: ЭДО помогает быстрее обновлять ассортимент, снижать запасы, ускорять оборачиваемость неликвидов и уменьшать логистические расходы.
- Готовность рынка: по данным МНС, количество электронных накладных за два года выросло почти в три раза; подключение контрагентов стало проще.
- Оптимизация процессов: бизнес стремится делать больше меньшими ресурсами, сокращая административные штаты.
Любая ошибка может стоить бизнесу не только денег, но и лицензии.
Экономика‑софт + ЭДиН — цифровой рывок для коммерческих аптек
К 2026 году розничные аптечные сети ожидают значительные технологические изменения. Главный тренд — глубокая автоматизация и переход к комплексным цифровым решениям.
В ответ на потребности рынка создаётся отраслевой продукт, объединяющий возможности ЭДиН:ЭДО и ЭС:Белорусская аптека. Такое интеграционное решение сформирует единое цифровое пространство, где документооборот, приёмка, ценообразование, учёт и аналитика будут работать как единый механизм — без ручных операций и разрывов между системами.
Что получат аптечные сети:
- Полная автоматизация приёма и обработки товаров. Накладные, возвраты, перемещения и служебные сообщения автоматически загружаются в ЭС:Белорусская аптека и распределяются по точкам с учётом GLN, адресов и маршрутизации, что устраняет необходимость ручной корректировки документов.
- Снижение нагрузки на персонал. Фармацевты и бухгалтеры выполняют минимум ручных операций: накладная приходит уже проверенной; данные о сроках и сериях подгружаются автоматически; статусы видны в системе; вероятность ошибки минимальна.
- Упрощённая работа с маркировкой. Интеграция позволяет быстро подтверждать операции, фиксировать движения в системе прослеживаемости и снижать риск блокировки продажи маркированных товаров.
- Единая аналитика по сети. Актуальные данные по товарным потокам, поставщикам, ценам, акциям и неликвидам доступны в одном окне — без сложных выгрузок и ручных сводных таблиц.
Реализуемость ЭДО в аптеках
Пример интеграции: у нас много успешных кейсов. Областные фармации доверили нам автоматизацию торгового, бухгалтерского и управленческого учёта, а также внедрение ЭДО. Совместно с ЭДиН мы создали интеграционное решение для государственных фармаций и теперь адаптируем этот опыт для коммерческих сетей.
О внедрении ЭДО в Гродненском РУП «Фармация» в связи с подготовкой к маркировке и прослеживаемости можно посмотреть видео.
Практический опыт интеграции в аптечных сетях
Мы работаем в аптечном секторе уже два десятилетия. Первые проекты начались в 2005 году, а в 2006‑м мы внедрили систему учёта и управления аптечным складом на платформе 1С:Предприятие 8. В 2009‑м появилась специализированная конфигурация «ЭС:Белорусская аптека».
Интеграция в крупнейшей аптечной сети Гродненской области описана в отдельной статье. Практика позволила создать базовые версии складской и аптечной программы и адаптировать их под задачи сетей и складов в пяти областях. Сегодня нашей программой пользуются более тысячи государственных аптек. Для коммерческих сетей разработана специализированная версия «ЭС:Белорусская аптека», при этом основной упор всегда делался на стабильность, сопровождение и оперативное внесение изменений под новые законы и бизнес‑процессы. Наша SLA‑команда закрывает все компетенции — от создания надёжной среды до управления развитием прикладных решений.
ЭДиН подтверждает: совместными усилиями мы внедрили ЭДО в три крупные государственные аптечные сети, что демонстрирует эффективность партнёрства.
Реакция персонала на изменения
В коммерческих сетях часто есть собственный оптовый склад и множество розничных точек. Внутренний товарооборот формирует значительную часть электронных накладных, и здесь возникает особенность: грузоотправитель и грузополучатель — одна организация, а подразделения — это точки доставки с уникальными GLN. При бумажном документообороте сортировка корреспонденции привычна: опытный сотрудник быстро определяет адресата. В ЭДО этот процесс нужно автоматизировать — в крупных сетях требуется маршрутизация, то есть автоматическое распределение документов по точкам.
Провайдеры предлагают технические решения. В ЭДиН, например, это реализовано через настройки в личном кабинете: можно задать ограничения по точкам доставки, и система сама распределяет документы по нужным подразделениям.
Сопротивление персонала: при внедрении ЭДО иногда встречается настороженность — нововведения воспринимают как дополнительную нагрузку или угрозу привычному порядку. Чтобы снизить сопротивление, мы применяем ряд практик:
- Проводим обучающие семинары и практические тренинги, демонстрируем преимущества ЭДО — ускорение процессов и снижение ошибок.
- Вовлекаем сотрудников в процесс внедрения: создаём пилотные группы, собираем обратную связь и учитываем предложения по улучшению.
- Рекомендуем внедрять мотивацию через KPI, чтобы оценивать эффективность работы с учётом времени на обработку документов.
В результате ЭДО воспринимается не как дополнительная нагрузка, а как инструмент, облегчающий работу.
Поддержка клиентов в ЭДиН: компания уделяет внимание оперативности и качеству сервиса. Среднее время реакции на обращение — в течение нескольких минут; каждое обращение регистрируется, получает уникальный ID и сопровождается до полного решения независимо от канала связи.
Почему ЭДО актуален именно сейчас
Вам нужен ЭДО? С 1 октября 2025 года в Беларуси вступили новые правила обязательной маркировки и прослеживаемости товаров. К апрелю 2026‑го перечень маркируемых товаров затронет ассортимент аптек, включая коммерческие сети. С 1 апреля вводится обязательная маркировка безалкогольных напитков и соков — это только начало, список категорий будет расширяться. Поэтому предприятиям важно заранее подготовить процессы и интеграцию с ЭДО, чтобы соответствовать требованиям и не терять в эффективности.
Кроме того, у нас накоплен положительный практический опыт внедрений в оптово‑розничной торговле Беларуси.
Чек‑лист Практические шаги внедрения ЭДО
Почему коммерческие сети переходят на ЭДО? Цели можно разделить на две группы:
- Повышение операционной эффективности. Снижение расходов на бумагу, печать и доставку; автоматизация поиска и архивации; ускорение логистики. На практике водители обслуживают больше точек за смену, а процессы становятся прозрачнее и упорядоченнее.
- Соответствие законодательству. Закон требует использования электронных накладных при обороте маркируемых товаров. Внедрение ЭДО — это не только экономия, но и гарантия соблюдения требований.
- Ускорение документооборота. Документ появляется в системе сразу после оформления, автоматически загружается в учёт и подписывается в пару кликов, что сокращает время приёмки и снижает ошибки.
- Снижение затрат. Уходят расходы на бумагу, картриджи, курьерские услуги и аренду архивов; ручной поиск документов уходит в прошлое; административные расходы могут сократиться до 70%.
- Прозрачность и контроль. Система фиксирует, кто и когда подписал документ, его статус и наличие расхождений, что минимизирует человеческий фактор и укрепляет дисциплину.
- Быстрое взаимодействие с поставщиками и регуляторами. Документы передаются мгновенно, что критично при ежедневных поставках; аптеки оперативно оприходуют товар и быстро предоставляют данные при проверках.
Какие запросы поступают от компаний и какие выгоды они ожидают? ЭДиН объясняет: ЭДО — это цифровая среда, где юридически значимые документы создаются, подписываются, передаются и хранятся в электронном виде; юридическую силу им придаёт электронная цифровая подпись.
Для аптечной розницы ЭДО решает ключевые задачи:
Командная работа как ключ к успеху
ЭДО помогает бизнесу работать быстрее, экономичнее и гибче реагировать на изменения спроса и законодательства. Ключевой фактор успеха — слаженная командная работа людей и партнёров.
Заказчик,1С:Франчайзи и EDI‑провайдер, действуя как единая команда и имея общую цель, превращают сложный проект в последовательную и предсказуемую историю успеха. В таких условиях внедрение идёт по плану, риски минимизируются, а ожидаемые результаты достигаются быстрее.
Внедрите электронный документооборот уже сегодня — и ваша аптечная сеть будет расти быстрее, работать эффективнее и опережать конкурентов.
